Кейс: автоматизации обработки заказов для производителя детской одежды в Битрикс24

Ситуация на момент обращения

Первоначально клиент обратился за услугами техподдержки оптового интернет-магазина ulybasiki.ru на платформе 1С-Битрикс. В рамках расширенного тарифа поддержки мы производили многочисленные доработки сайта и устраняли застарелые ошибки.
• Сайт для компании – работающий и единственный инструмент продаж (целевая география – вся Россия, а офлайн-точек продаж не было).
• Рабочие процессы делаются вручную – ведение базы клиентов, выставление счетов, отправка документов.
• Список заказов и клиентскую базу вели в административной части сайта.
• Менеджер работал с документами в привычном Excel.
Все это приводило к ошибкам с комплектацией заказов, оформление документов и их отправка покупателям занимала много времени.

Задача

Автоматизировать обработку поступающих заказов, а также сократить затрачиваемое время и трудозатраты работников.

Что мы сделали

1. Первоначально для автоматизации предполагалось использовать CRM в облачной версии Битрикс24, настроив ее интеграцию с интернет-магазином. На наше счастье в этот момент появилась редакция «Интернет-магазин + CRM», и не пришлось настраивать интеграцию. Стоимость перехода с существующей редакции Бизнес оказалось примерно в 4 раза дешевле, чем годовая стоимость облачной версии, и это не считая затрат на интеграцию. Вся информация о заказах и покупателях, экспортировалась в CRM, при этом на переходный период остались все прежние возможности для обработки заказов в административной части.
   
2. Разработали бизнес-процесс по обработке заказов.
   Добавили соответствующие этапы заказа: проверка, подтверждение заказа, подтверждение оплаты, комплектация заказа, готовность заказа к отгрузке, передача в транспортную компанию.
3. Автоматизировали отправки счетов и сообщений покупателю по установленным формам в зависимости от условий: − заказ должен быть проверен и подтвержден менеджером − реквизиты и форма оплаты зависят от выбранного способа оплаты, суммы заказа и страны покупателя.
   
4. Настроили контроль основных действий сотрудников в процессе занесения информации по заказу в CRM. При ошибках заполнения полей выводятся соответствующие уведомления, и блокируется перевод заказа в следующий статус.
5. Для удобства работы менеджера и руководителя настроили сохранение документов по заказам на диск Битрикса в определенной иерархии папок (по годам, по диапазонам номеров заказов, по номерам заказов).
6. Добавили поле комментария к позициям заказа (в 1С-Битрикс и готовом решении - не было такой функции).
7. Интегрировали службу доставки "ПЭК", в части автоматического формирования и загрузки через API заявок на доставку заказов. Также в CRM разработали специальный документ в формате excel - ведомость по отгрузке заказов в службу доставки, содержащий необходимый набор полей и штрих-код, по требования службы доставки.
8. В карточку заказа добавили дополнительные пользовательские поля и задали необходимые фильтры в журнале заказов.